Kearsipan Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh

Kunjungan Mahasiswa jurusan SKI UIN Ar-Raniry ke Balai Arsip dan Perpustakaan Aceh

Dalam kunjungan ke Badan Arsip dan Pustaka Aceh, kami melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam lembaga ini, adapun hasil dari wawancara dan pengamatan kami setelah kunjungan tersebut dapat kami gambarkan di bawah ini. Adapun tata kelola arsip yang akan dipaparkan ialah proses kerja pengelolaan dari tahap awal hingga akhir melalui ruang-ruang kearsipan pada Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh. Diantara ruang pengelolaan arsip yaitu ruang yang termasuk katagori arsip dinamis dan arsip statis.

Adapun tempo waktu kunjungan mahasiswa untuk mengamati proses kerja pengolahan arsip di Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh ini relatif sangat singkat, oleh karenanya berikut akan dipaparkan tata kelola arsip secara singkat. Tata kelola arsip dapat dilihat melalui ruang-ruang kelola arsip, adapun ruang-ruang tersebut ialah:

1. Ruang Umum (Dinamis Aktif)

Pada ruang ini adalah menerima surat masuk maupun surat keluar, oleh karenanya fungsi ruangan ini ialah terkait tata cara mengarsip surat. Dalam suatu organisasi diperlukan seseorang yang bertugas untuk mengelola/mengurus surat – surat yang masuk maupun keluar dalam suatu organisasi atau suatu instansi baik negeri maupun swasta.

2. Ruang Record Center (Dinamis Inaktif )

Walaupun arsip inaktif sudah berkurang atau menurun kegunaannya, tidak berarti sebagai “barang bekas” yang kurang mendapat perhatian. Arsip-arsip tersebut harus dikelola di Records Center dalam tahapan-tahapan yang benar hingga dapat didayagunakan. Di Records Center inilah segala aktifitas yang berkaitan dengan pengelolaan arsip inaktif dilakukan, seperti pengolahan, penyimpanan, penyusutan/pemusnahan, serta pemeliharaan.

Ruangan ini meneriman pendistribusian arsip dari ruangan umum. Pendistribusian arsip adalah penyampaian arsip atau pengendalian pergerakan arsip dari satu unit kerja ke unit kerja lain. Kegiatan selanjutnya setelah arsip diterima dari unit kerja pada ruangan umum akan dilakukan pemberkasan arsip aktif dan kegiatan penataan arsip inaktif. 

Setelah dilakukannya pemberkasan arsip aktif, maka proses selanjutnya ialah penataan arsip inaktif. Ruangan ini menyimpan seluruh dokumen yang memiliki hubungan dengan sejarah dan penilaian barang-barang yang masuk. Dari tahapan penilaian ini  kemudian akan di simpulkan kemana suatu arsip harus dibawa. Adapun yang mempunyai nilai sejarah dan dokumen biasa akan di pisah. hal ini di lakukan dalam jangka waktu sepuluh tahun,  Kalau sudah sepuluh tahun tahun harus dinilai mana yang harus dimusnahkan dan mana yang harus di arsipkan, Arsip yang disimpan diruang ini dalam bentuk berkas dan ada yang terbuka untuk umum dan tertutup.

3. Ruang Pengolahan (Statis)

Ruang pengolahan arsip ini lebih kepada pengkajian dan penilaian arsip serta pengelolaan. Pada dasarnya pengelolaan arsip inaktif, baik yang teratur maupun yang tidak teratur, adalah melakukan rekonstruksi arsip. Oleh karena itu, instrumen penting dalam rekonstruksi arsip adalah survei, yakni kegiatan pengumpulan data dan informasi yang dilakukan dengan cara pengamatan terhadap arsip dengan segala kelengkapannya (Sistem, kelembagaan, sarana dan prasarana, fungsi dan kegunaannya). Tujuan survei adalah mempersiapkan langkah-langkah yang perlu diambil dalam pembenahan arsip. Dari hasil survei ini akan diketahui apakah arsip tersebut teratur atau tidak.

4. Ruang Depo (Statis)

Ruang Depo ialah ruangan penataan dan penyimpanan arsip. Kegiatan penataan dan penyimpanan di Pusat Arsip (Records Center) yang harus dilakukan yaitu; Pemeriksaan, Penataan Arsip dan Boks, Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip, serta pemeliharaan arsip yang meliputi Penyediaan prasarana dan sarana kearsipan disesuaikan dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis berdasarkan bentuk dan media arsip, penyimpanan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip, suhu dan kelembaban udara ruangan arsip diatur secara konstan sesuai dengan bentuk dan media arsip.

5. Ruang Pelayanan

Ruang pelayanan ini ini ialah ruangan pameran, dimana berisikan alat kelengkapan pameran pada umumnya yang disajikan kepada pengunjung. Ruangan ini termasuk ruangan kearsipan, dimana pada ruangan ini disajikan berbagai arsip yang berupa gambar atau foto, seperti foto para Gubernur Aceh dari masa ke masa dan foto pimpinan Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh dari awal hingga periode sekarang. Ruangan ini sangat menunjang pengetahuan pengunjung yang memberikan gambaran bahwa arsip tidak hanya berupa dokumen, namun boleh jadi berupa foto-foto seperti yang disajikan pada ruangan pelayanan. Ruangan penyajian harus memerhatikan kaedah standar pameran, seperti sirkulasi, tata ruang dan pencahayaan.

Kelebihan dan kekurangan Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh.

1. Peralatan atau sarana kearsipan yang tersedia pada instansi Badan Arsip dan Perpustakaann Aceh sudah tersedia atau memadai, mulai dari persediaan rak arsip, box arsip, suhu ruangan dan lain-lain. Namun hal ini harus ditunjang dengan ruangan yang sepadan guna rak-rak arsip dapat diletakkan dengan adanya spasi atau jarak sehingga tidak menyebabkan kelembaban pada naskah arsip.

2. Petugas kearsipan pada instansi Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh dalam ha lwawasan dan pengetahuan serta ketrampilan sudah memadai meskipun ada beberapa pegawai bukan pendidikan khusus kearsipan.

3.Lingkungan kerja yang ada di instansi Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh dari segi kebersihan, penerangan dan suhu udara sudah cukup dan sesuai dengan tata kelola arsip, namun pada ruangan record center masing ssangat kurangnya pengelolaan suhu ruangan dan tata letak kotak arsip yang berdempetan karena ruangan sangat sempit.

4. Pemeliharaan dan pengamanan arsip pada instansi Badan Arsip dan Perpustakaan Aceh sudah dilakukan dengan benar sesuai tat kelola kearsipan.